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La complejidad y los riesgos de los procesos de compliance

Publicado por: ADPLatAm on 15 Diciembre 2016 in Cumplimiento Legal

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Todo parece indicar que el número de impuestos y las alteraciones en las reglamentaciones relacionadas con pagos legales únicamente tiende a aumentar. Por esta razón, el área de Recursos Humanos y los ejecutivos financieros deben ser capaces de mantener el compliance y lidiar con los riesgos del futuro. Una cosa es segura: no será fácil sin contar con alguna ayuda.

El compliance relacionado al ámbito laboral, en un entorno de cumplimiento global complejo, solía estar circunscrito a un grupo relativamente pequeño de empresas multinacionales. Sin embargo, en los últimos 20 años el mundo ha cambiado por completo. Las tendencias de la “globalización” han triplicado el número de empleados que trabajan en filiales de empresas multinacionales. Como resultado, el lenguaje de los negocios se está estandarizando cada vez más a través de las fronteras y el derecho laboral es ahora más complejo que nunca.

La necesidad de que las organizaciones gestionen los temas relativos al riesgo y el compliance nunca antes fue tan grande, obligándonos a entender las reglas en cualquiera de los escenarios en los que opera la compañía. Mejorar la eficiencia de la gestión de compliance no es tan sólo un punto crítico, sino que resulta fundamental para los negocios.

Los costos de no compliance pueden ser elevados

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Foto: Só cursos gratuitos

El primer punto a considerar es saber que no estar en cumplimiento de la legislación puede acarrear costos elevados para la compañía. Los riesgos en las pequeñas y medianas empresas pueden llegar a ser tan significativos como para las grandes organizaciones. Diversas corporaciones sufren una falta de recursos y de especialización interna, que imposibilita el que se mantengan a la par de los constantes cambios en las leyes locales, regionales y nacionales que rigen el mercado laboral. Sin la debida preparación, los errores pueden generar consecuencias relativas al compliance que pueden ser graves y costosas.

Dentro de algunos escenarios observamos que:
• Las empresas que trasladan empleados u operaciones de uno a otro país, no pueden permitirse el lujo de no resolver temas como la retención adecuada del impuesto a la renta, o no realizar correctamente el pago de las leyes sociales. Los fallos en estos procesos pueden conllevar graves sanciones penales.
• Los emprendedores de startups están cometiendo los mismos errores clásicos que las grandes empresas hace 25 años atrás: contratan muchas personas y no tienen tiempo para realizar el seguimiento de los requisitos de compliance.
• Incluso las empresas con poca expansión geográfica necesitan recursos para comprender las normas del derecho laboral, la legislación y los cambios reglamentarios.

Los riesgos pueden transcender los costos de no compliance

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Foto: Eu sem fronteiras

Los riesgos asociados al incumplimiento del compliance generalmente se concentran en los costos, multas significativas y el tiempo dedicado a la corrección de errores. Estos costos son altos pero fácilmente mensurables. Lo complejo es cuantificar el daño en la reputación de la marca y la baja en el compromiso de sus empleados causados por la falta de compliance.
Diversas organizaciones se concentran en mejorar la eficiencia del capital humano, la tecnología y la velocidad, sin embargo en consecuencia comprometen la precisión y la mitigación de riesgos.

Un exceso de confianza en los equipos internos, o sobre los procesos anteriores, puede generar que las organizaciones crean que son compliant, cuando en realidad están expuestas a problemas de no conformidad potencialmente perjudiciales. En algunos países, esto puede acarrear incluso penas de prisión para los ejecutivos de la empresa.

Aprovechar el poder de la tecnología

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Foto: Kaspersky

Aunque la tecnología haya revolucionado varios aspectos del negocio, muchas organizaciones aún están vinculadas a procesos manuales de gestión de compliance o a contratos con proveedores realizados hace años, que posiblemente no han experimentado las actualizaciones necesarias. Dilucidar los formularios y documentos en papel o la información de varios proveedores entregada a través de distintas vías es, en muchas ocasiones, extremadamente complejo.

Poder adaptarse rápidamente a los cambios requiere habilidades y conocimientos específicos. De acuerdo con la investigación: “Smart Compliance”, realizada por ADP, el 65% de los CFOs creen que una reducción en el número de puntos de contacto en los procesos de compliance podría aumentar la eficiencia y la productividad. Asimismo, más del 75% de los ejecutivos de finanzas, comentó no tener acceso en tiempo real a los datos consolidados de compliance.

Las herramientas que ayuden a las organizaciones a aplicar de forma consistente las políticas y normas sobre horas extras y otras actividades críticas para la gestión de la fuerza laboral, son esenciales para mantener un ambiente de compliance.

Externalizar para transformar

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Foto: PCG

Los ejecutivos necesitan ver más allá de las soluciones y plataformas que ayudan a simplificar la gestión de compliance. Deben seleccionar a aquellos proveedores que se encuentren a la vanguardia en tecnología e innovación y que proporcionen los mejores especialistas locales, capaces de cumplir con los cambios exigidos por la legislación.

Simultáneamente con los desafíos crecientes y el riesgo asociado al compliance, nace una oportunidad única para que las áreas de Recursos Humanos y de Finanzas ayuden a promover el cambio organizacional. Dichas áreas, al encontrar nuevas formas de contribuir para mantener el compliance, reducir riesgos, mejorar la eficiencia de los procesos y, en último término, impulsar el crecimiento del negocio, pueden demostrar su valor estratégico para la empresa.

Foto del paisaje: Unieducar

Por Carlos Oliveira

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TAGS: Cumplimiento

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