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Costos ocultos: Entienda cómo es posible calcular los

Publicado por: ADPLatAm on 23 Febrero 2017 in Gestión del Capital Humano

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Independientemente del contexto, las empresas están siempre buscando la reducción de costos, especialmente los costos ocultos. Por esta razón, hay que analizar bien el presupuesto y los gastos con cada sector, para que se identifiquen correctamente los gastos, y de haber cortes, que éstos no afecten a ningún proceso importante.

Comprender el “Costo Total de Propiedad” – o TCO (por sus siglas en inglés) – puede ayudar a los líderes de RRHH a tener una visión minuciosa sobre el departamento y calcular con más precisión las inversiones en mejoras del proceso, generando así una reducción eficiente de costos.

Para entender los costoscustos ocultos

El TCO de la Nómina y otros procesos de RRHH incluyen los costos visibles (comprar e instalar sistemas), así como los costos ocultos (mantener funcionando estos sistemas). También hay costos directos e indirectos de mano de obra conectados con la actualización de sistemas para nuevas versiones.

Una razón para que algunos costos sean ocultos es que los procesos de RRHH muchas veces son “propiedad” parcial del RRHH, o sea, algunas operaciones lideradas por el área forman parte de otros sectores de la empresa, como finanzas, TI, entre otros. Por esta razón, cuando los departamentos de RRHH miran a sus propios costos administrativos, acaban dejando ver los costos de contratar personal de TI, por ejemplo, que instalan, mantienen y actualizan los sistemas que hacen operables esas acciones. Además, la elección de una solución equivocada puede ser un costo oculto todavía mayor. Por ejemplo, si una empresa necesita crear un nuevo equipo de proyecto, sus procesos de RRHH necesitan ser rápidos y flexibles.

Identificando costos ocultos y visibles 

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Un análisis de costo completo o Mapeo TCO de procesos de RRHH debe tener en cuenta los costos visibles – instalación y actualización de sistemas, además de la mano de obra directa. Pero los costos “ocultos” son más difíciles de identificar. Para ayudar, destacamos una lista de posibles costos ocultos del RRHH:

• Mantenimiento del Sistema: Los sistemas de TI necesitan infraestructura, soporte, software y mantenimiento regular. Sin embargo, como es el personal de TI que por lo general se ve involucrado en el mantenimiento de esos sistemas, puede ser difícil para los gestores de RRHH rastrear el real costo de ese mantenimiento.

• Entrenamiento: El costo de entrenar a colaboradores para usar sistemas de RRHH es algunas veces subestimado. Sin embargo, el costo aún puede ser elevado, especialmente cuando los empleados necesitan ser entrenados para usar sistemas actualizados o reemplazados.

• Mano de obra Indirecta: Estos costos están relacionados con personas trabajando fuera del RRHH que ayudan a entregar procesos del área. Incluyen a colaboradores que recogen información para el procesamiento de la Nómina o que responden a las preguntas sobre pagos y beneficios.

• Mano de obra Tercerizada: Los costos totales de operar la Nómina y otros procesos de RRHH pueden incluir tasas pagadas a consultores y proveedores, además de gastos generales corporativos, tales como alquiler y mantenimiento de edificio.

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• Costos de Integración: Se trata del costo para integrar los sistemas de Nómina, Reloj Registrador de Asistencia y Asiduidad, administración de datos del RRHH y sistemas de salud y beneficios. Muchas veces esos sistemas están instalados por separado, lo que genera costos, ya que los datos deben transferirse de un sector al otro. Se puede hacerlo manual o electrónicamente – con todos los costos de mano de obra asociados. Costos de integración son con frecuencia ocultos, pero pueden ser un componente significativo del TCO de procesos de RRHH.

• Consolidación de Datos: Empresas con múltiples sistemas de RRHH pueden necesitar aunar todos los datos – por ejemplo, para calcular números globales de colaboradores. La consolidación de datos exige tiempo y representa otro costo muchas veces ignorado.

Éstos son tan solo algunos apuntes sobre cómo identificar los costos ocultos, y por esta razón le corresponde a cada departamento de RRHH trabajar en sintonía con las demás áreas de la empresa a fin de hacer que los procesos sean cada vez más claros y sus rendiciones de cuentas cada vez sean más transparentes; de este modo, la identificación de los costos ocultos será aún más fácil de percibirse y con ello no sólo gana el RRHH, sino que toda la compañía tendrá más agilidad y eficiencia.

Foto: Engeplus

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TAGS: costos RRHH

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