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COVID-19: Ahora es el momento de tener un Plan de Comunicaciones Internas claro

Publicado por: ADP LATAM on 19 Marzo 2020 in Non classé

Tenga en cuenta este check list al elaborar el plan de comunicaciones internas de su organización con respecto a COVID-19.

Al 19 de marzo de 2020, hay más de 222,000 casos de COVID-19 en todo el mundo. Se anticipa un impacto significativo para los empleadores a medida que el virus se propaga tanto desde el apoyo humanitario como desde la perspectiva del lugar de trabajo. En tiempos de incertidumbre, es imperativo que los empleadores tengan un plan para comunicarse directa y rápidamente con sus empleados.

También se deben establecer líneas claras de comunicación con clientes, socios y otras partes interesadas fuera de su organización. Las siguientes pautas están diseñadas para ayudarlo a identificar las necesidades de comunicación y aprovechar las mejores prácticas a medida que navegamos por el impacto de COVID-19.

 

Desarrolle un plan de comunicaciones internas para llegar a los empleados en todos los niveles:

  • Tenga un plan y procesos establecidos para llegar a todos los empleados con actualizaciones importantes
  • Describa los canales de comunicación para acceder a los empleados, es decir, correo electrónico, publicaciones en la intranet, volantes, carteles, videos, publicaciones de blog, preguntas frecuentes y tenga un recurso de “información oficial” donde los empleados pueden consultar las últimas actualizaciones (esto podría ser sitio de intranet de la empresa o una ubicación física, como un tablón de anuncios)
  • Determine cómo informará a los empleados desconectados: aquellos sin correo electrónico o acceso móvil, aquellos con licencia y aquellos que han aceptado ofertas pero que aún no comenzaron su empleo en su organización
  • Asóciese con líderes legales, de recursos humanos y otros líderes clave para la revisión oportuna y la aprobación de todos los mensajes y materiales antes de la distribución

 

Designe a una persona de contacto para estar al tanto de los desarrollos, administrar el proceso de comunicación y recibir y responder a las preocupaciones de los empleados:

  • Solicite a los empleados con inquietudes que se comuniquen con RRHH y brinden información de contacto sobre cómo comunicarse con ellos.
  • Establezca una línea de comunicación para que los empleados envíen preguntas relacionadas con medidas de prevención y preparación, publique respuestas a preguntas que puedan ser de interés general
  • Establezca recursos de referencia en todo el negocio para ayudar a distribuir mensajes clave y responder preguntas / inquietudes de los empleados (es decir, esto podría abarcar un equipo de representantes de Recursos Humanos, líderes clave en unidades de negocios y otros defensores del cambio, como los gerentes de oficina)

 

Desarrolle un plan de comunicaciones externas y describa cómo, cuándo y qué comunicarse con las partes interesadas fuera de su organización:

  • Trabaje con su (s) equipo (s) de marketing, comunicaciones y / o relaciones públicas para desarrollar un plan de comunicaciones para abordar componentes externos, que incluyen: medios de comunicación, inversores, clientes, socios, analistas, etc.
  • Alinee las comunicaciones externas con los mensajes de comunicaciones internas (es decir, mantenga a los empleados informados sobre los mensajes que se envían externamente)

 

Considere cuidadosamente su mensaje: exponga los hechos, describa el impacto, comparta las medidas de seguridad:

  • Asegurar continuamente que la organización está salvaguardando la salud y seguridad de los empleados de una manera que respete adecuadamente la privacidad de todos
  • Revise las comunicaciones para ver el contenido y el tono: no trivialice ni aumente las preocupaciones de los empleados, y asegúrese de recopilar / responder a los comentarios de los empleados
  • Coloque enlaces a fuentes de noticias oficiales como la Organización Mundial de la Salud (OMS) o los Centros para el Control de Enfermedades (CDC) en la Intranet de su empresa u otros canales

 

Resuma las políticas de trabajo desde el hogar, tiempo libre y viajes: actualice según sea necesario:

  • Comunique claramente las expectativas y políticas sobre el trabajo desde casa para empleados elegibles
  • Asegúrese de que los empleados estén al tanto de cualquier cambio en su política de viaje actual
  • Recuerde a los empleados las alternativas a las reuniones en persona, como llamadas de conferencia, videoconferencias y reuniones en línea

 

Prepare a los socios, gerentes y líderes de recursos humanos para responder y comunicarse con los empleados:

  • Proporcione preguntas frecuentes, puntos de discusión y otra información para armar los recursos de acceso con hechos e información para sus empleados
  • Redirija las preguntas más complejas a su equipo de recursos humanos o representante

 

Prepare a los miembros del equipo orientados al cliente con información importante sobre las operaciones comerciales:

  • Desarrolle e implemente información para los miembros de su equipo orientado al cliente, como el servicio, las ventas y la implementación, con información sobre lo que esto significa y cómo impacta / no impacta el soporte al cliente
  • Las organizaciones deben documentar cuidadosamente su plan de comunicaciones, tomar nota de qué canales de comunicación, mensajes y enfoque funcionaron / no funcionaron en función de los comentarios de los empleados, y luego actualizar su plan para usarlo como plantilla en el futuro.

 

Protección de su fuerza laboral y comprensión de las políticas a medida que su organización responde a COVID-19

A medida que los empleadores desarrollan su estrategia de respuesta al coronavirus, deben estar atentos a la asistencia y dejar las políticas y regulaciones, la privacidad de los empleados, la lucha contra la discriminación y otras consideraciones de la legislación laboral, al tiempo que vigilan la reputación de la marca y las comunicaciones comerciales.

 

TAGS: comunicación plan

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